Op het matje geroepen in een zakelijke mailwisseling? Zo ga je ermee om

De week begon al goed, toen Pieter op een maandagochtend zijn inbox opende en een mailtje van zijn leidinggevende aantrof: “Pieter, ik heb in plaats van jou Carlos gevraagd die presentatie voor de Raad van Bestuur te geven. Ik neem aan dat je je daarin kunt vinden.”

Pieter had weken aan de presentatie in kwestie gewerkt. Hij kende het cijfermateriaal uit zijn hoofd en bovendien keek hij ernaar uit om ook een keer een presentatie voor de bedrijfstop te kunnen verzorgen. Als het goed ging, zou dat zijn carrière een boost kunnen geven. Dus, nee. Pieter kon zich daar helemaal niet ‘in vinden’. Hij was boos en voelde zich verraden. Maar kon hij dat wel in een zakelijke e-mail schrijven? En als hij dat deed, zou dat dan iets aan de situatie veranderen?

We zijn allemaal wel eens onaangenaam verrast door een e-mail. Dergelijke berichten noemen wij ook wel mailmijnenvegers. De dagelijkse berg onschuldige mailtjes kan zomaar een digitale landmijn bevatten, die snel tot een conflict leidt als je erop trapt.

Hoe ga je om met zo’n mailmijnenveger? Hoe sta je respectvol op je strepen en hoe kun je dat in een zakelijke e-mail schrijven? Ga je een cruciaal gesprek misschien beter op een andere manier aan? En misschien wel belangrijker nog: wat voor gedrag zit er achter een digitale landmijn? Dat en meer bespreken we in dit blogartikel.

Het gedrag achter pittige zakelijke e-mails

Mailmijnenvegers geven vaak uiting aan grote belangen en hoge emoties. Er zijn verschillende redenen waarom mensen zulke zakelijke mailwisselingen uitsturen. Hieronder volgen een paar die je waarschijnlijk bekend zullen voorkomen.

Over de schutting gooien

Je collega stuurt een e-mail om ergens om te vragen of om een controversieel besluit aan te kondigen en hoopt vervolgens dat niemand reageert. Soms gebeurt dit met de beste bedoelingen als niet precies duidelijk is vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is, maar vaak voelt het alsof de afzender je iets opdringt en zelf geen verantwoordelijkheid wilt of gaat nemen.

Confrontatievermijdend gedrag

Iemand gebruikt een mailwisseling om de ‘menselijke’ kant van een conflict te vermijden. Deze persoon heeft liever contact met een toetsenbord dan met een collega. Ook hier geldt dat onze taken zoveel aandacht opeisen dat we wel eens vergeten dat we met mensen te maken hebben. Maar het resultaat is vaak dat de ontvanger zich genegeerd of niet gerespecteerd voelt.

Zwart op wit vastgelegd

Mailwisselingen kunnen ook worden misbruikt als een manipulatieve manier om elk detail vast te leggen, misschien om later iets te kunnen aantonen en zo te bewijzen dat de afzender heeft voldaan aan de voorwaarden. Het gevaar is dat er gevoelige of vertrouwelijke informatie wordt gedeeld in een situatie waarin dit ongepast is.

Doorzagen

Wanneer een collega tot in de kleinste details een waslijst aan argumenten uiteenzet, om vragen, tegenspraak of onderbrekingen te vermijden. Er zijn diverse kanalen en methoden om je gedachtegang uiteen te zetten. Maar meestal behoort zakelijke e-mail daar niet toe. Het kan veel ergernis opwekken als je een mailwisseling opent en een verhandeling van vijf pagina’s aantreft.

Het gemak dient de collega

We schrijven ook wel eens een zakelijke e-mail, omdat het alternatief is dat je een vergadering moet beleggen, iemand moet bellen of eenvoudigweg van je stoel moet opstaan. In die val zijn we allemaal wel een keer getrapt. Een van de grootste voordelen van e-mail is immers het gemak dat het oplevert. Maar als je de ontvanger bent, kan zo’n mailtje overkomen als onnadenkend, gemakzuchtig of zelfgenoegzaam.

De scheldkanonnade

Soms krijg je een mailtje waarin iemand de aanval opent met dingen die hardop nooit zo gezegd zouden worden. Zo’n beeldscherm schept namelijk afstand en kan voor de ontvanger heel veilig aanvoelen om bruut eerlijk te zijn of ongenuanceerd te reageren. Maar als ontvanger moet je met deze mailmijnenveger de verleiding weerstaan om net zo hard met modder terug te gooien, en liever stop je je energie in ander werk.

Waarom verstoort dit de communicatie tussen jou en je collega?

Het is nooit leuk en het zal dat ook niet worden als je zo’n e-mail tegenkomt, zakelijk of privé. Je zult geneigd zijn om er net zo hard tegenin te vliegen of in de verdediging te schieten. Een eerste stap om om te gaan met een dergelijke mailwisseling, is dat je het herkent als een verstoring van de dialoog.

In een succesvolle mailwisseling is er namelijk sprake van een dialoog. Je wisselt informatie uit om je gezamenlijke poule van inzichten te vullen. Hoe meer informatie deze poule bevat, hoe beter je een beslissing kunt nemen om tot een goed resultaat te komen. Mailmijnenvegers druisen in tegen twee belangrijke principes van een constructieve dialoog: gezamenlijk doel en wederzijds respect.

Het belang van een gezamenlijk doel

Een gezamenlijk doel is een randvoorwaarde voor een betekenisvolle uitwisseling van ideeën. Als de meningen verschillen over wat je wilt bereiken, leidt dat vaak tot conflicten of rivaliteit. Mailmijnenvegers zijn signalen van egocentrisch gedrag ten koste van een gemeenschappelijk doel. Ze zijn funest voor een gezonde dialoog.

Wederzijds respect

Het tonen van wederzijds respect is een randvoorwaarde voor de voortzetting van de dialoog. Er is geen ruimte voor een constructief gesprek in een sfeer van afkeer, minachting of gebrek aan respect. Een kenmerk van mailmijnenvegers is juist respectloosheid, in meer of mindere mate. Dit staat een eerlijke uitwisseling in de weg.

Hoe reageer je dan op zo’n zakelijke e-mailmijnenveger?

Doordat het gezamenlijk doel en wederzijds respect missen in een mailmijnenveger, kan je je als ontvanger aangevallen, onveilig of gekwetst voelen. Gelukkig kan je dat tegengaan met bepaalde gesprekstactieken. Hieronder delen we 6 manieren hoe je kan reageren.

Spreek af wanneer je elkaar gaat spreken

Reageer niet op de inhoud van de mailwisseling. Vraag in plaats daarvan in je antwoord wanneer het schikt om erover te bellen. Stuur een sms’je als de tijd dringt. “Ik heb je mailtje gelezen, laten we het bespreken. Is twee uur vanmiddag een geschikte tijd voor jou?”

Bespreek het onder vier ogen

Een persoonlijke ontmoeting is de beste optie. Dat je elkaars gezicht kunt zien tijdens het gesprek, is veel belangrijker dan de meeste mensen zich realiseren. Het geeft je inzicht in wat de ander denkt en voelt en begrip voor wat de ander zegt. Je kunt ook een app met een videoverbinding gebruiken als je elkaar niet kunt ontmoeten.

Leg uit wat je doel is

Haal de kou uit de lucht door meteen te zeggen dat je een oplossing wilt die voor alle partijen bevredigend is. Daardoor verandert een conflict in een dialoog zonder winnaars of verliezers. “Ik wil graag een oplossing vinden waarmee we allebei tevreden kunnen zijn. Het lijkt me goed om erover te praten.”

Toon respect

Je hebt signalen van een gebrek aan respect gezien. Reageer daarop door respect te tonen. “Ik neem je zorgen serieus en ik waardeer je mening.”

Richt je op de feiten

Wanneer je de inhoud ter sprake brengt, vermijd dan oordelen en conclusies. Blijf zo dicht mogelijk bij de feiten: details en data. Richt je op het verschil tussen wat je verwachtte en wat je hebt waargenomen.

Controleer steeds of er begrip en overeenstemming is

Bij VitalTalent noemen we het begin van elk gesprek ‘de helse halve minuut’, omdat je slechts zo’n dertig seconden de tijd hebt om je zaak te bepleiten voordat je de ander om een mening vraagt. Als je langer blijft praten, krijgt de ander het gevoel dat je een preek houdt om de ander de les te lezen. Check daarom steeds in bij je gesprekspartner om te kijken of diegene je nog volgt of al wilt reageren.