Als het gesprek niet werkt | VitalSmarts Benelux

Als het gesprek niet werkt

Test uw stijl onder stress:
SOS
test

door Joseph Grenny

Beste Joseph,

Ik werk nauw samen met iemand voor wie ik veel respect heb. Wat me echter stoort, is dat hij het meestal aan mij overlaat om te reageren op kritiek die op onze gezamenlijke projecten wordt geleverd. Ik heb geprobeerd hierover met hem een Crucial Conversation aan te gaan, maar dat ging niet erg goed. Hij was gekwetst en zei dat we beter over een ander onderwerp konden praten, omdat het hem emotioneerde. Toen ben ik er maar over opgehouden.

Een gezonde samenwerking is bij ons afhankelijk van een open en eerlijke relatie waarin over en weer goed wordt gecommuniceerd. Nu ben ik bang dat ik zijn vertrouwen heb geschaad. Ik zit met de volgende vraag: als een Crucial Conversation de eerste keer niet lukt en we elkaar minder lijken te vertrouwen, terwijl de oorspronkelijke kwestie nog steeds speelt, moet ik het dan nog eens proberen? Hoe herstel ik de schade die ik heb aangericht?

Met vriendelijke groet,
Jasmijn

Beste Jasmijn,

Je bent al heer ver op weg naar een goede oplossing voor dit probleem. Dat je de ander oprecht mag en respect voor hem hebt, geeft aan dat je je hart op de juiste plaats hebt. Dit zijn enkele tips voor het herstellen van eventuele averij die jullie werkrelatie bij je vorige poging heeft opgelopen. Om te beginnen moet je voor veiligheid zorgen.

Ten eerste, vergeet niet dat de ander zich doorgaans niet aangevallen voelt door wat je zegt. Wat er in het eerste gesprek misging, is niet dat je je collega aansprak op het feit dat hij niet samen met jou op kritiek wil reageren. Wat er misging is dat hij op een gegeven moment tijdens het gesprek het gevoel kreeg dat je hem niet respecteert, of dat je bedoeling met het gesprek niet zuiver was. Om in Crucial Conversations-termen te spreken: er was geen wederzijds respect of geen gezamenlijk doel, waardoor je collega in de verdediging schoot. Als je daarentegen voor veiligheid zorgt, kun je vrijwel alles zeggen, tegen vrijwel iedereen. Probeer dus de volgende vragen te beantwoorden:

1. Wat heb ik gezegd of gedaan?

Wat heb ik gezegd of gedaan dat de ander de indruk gaf dat er sprake was van een gebrek aan respect of onzuivere bedoelingen? Bijvoorbeeld: denk aan je toon (sprak je op zachte of luide toon, waaruit duidelijk bleek dat je emotioneel was?); je lichaamstaal (maakte je geen oogcontact, fronste je of nam je op een andere manier een houding aan die de ander als weinig respectvol kan interpreteren?); je woordkeuze (gebruikte je emotioneel beladen termen zoals ‘je bent niet loyaal’ of ‘je staat niet achter me’?).

2. Wat heb ik nagelaten te zeggen?

Wat heb ik nagelaten te zeggen om mijn goede bedoelingen duidelijk te maken aan mijn collega? Bijvoorbeeld: toen hij zich aangevallen voelde, ben je toen wel uit de inhoud gestapt om jouw respect en goede bedoelingen te bevestigen? Toen je het gesprek aanging, begon je toen meteen over de inhoud zonder eerst voor een gezamenlijk doel en wederzijds respect te zorgen?

Voer een tweede gesprek over het eerste gesprek

Ten tweede: je moet nog een gesprek voeren, maar ditmaal over een ander onderwerp. Je moet nu een Crucial Conversation voeren met als onderwerp: wat ging er mis met de vorige Crucial Conversation? Dit is een voorbeeld van een mogelijk begin van dat gesprek. Merk op dat in dit voorbeeld eerst voor een gezamenlijk doel en wederzijds respect wordt gezorgd:

“Ik zit ergens mee sinds ons laatste gesprek. Ik wilde met je praten over iets wat me dwarszat, maar als ik eraan terugdenk, ben ik bang dat het misschien anders overkwam dan ik bedoelde. Misschien gaf ik je het gevoel dat ik je beledigde of ergens op aanviel. Maar zo bedoelde ik dat niet. Het spijt me echt als dat zo is. Kunnen we even praten over wat ik misschien verkeerd heb gedaan in dat gesprek? Ik wil dat graag weten, zodat ik het nog eens kan proberen zonder anders over te komen dan ik bedoel.”

Hiermee geef je aan dat je de ander respecteert en dat je bedoelingen zuiver zijn. Vervolgens luister je zeer aandachtig. Stel vragen ter verduidelijking. Probeer te begrijpen welk gedrag of welke uitingen de ander als weinig respectvol of onzuiver kon interpreteren.

Gebruik van een gespreksvaardigheid

Tot slot kun je een vaardigheid gebruiken die we aanduiden als formuleer tegenstellingen. Dit is heel nuttig wanneer het nodig is om voor veiligheid te zorgen of de veiligheid te herstellen. Een van de beste manieren om je op een Crucial Conversation voor te bereiden is jezelf afvragen: “Kan wat ik zeg of doe voor de ander aanleiding zijn om te veronderstellen dat ik hem niet respecteer? Of dat ik geen goede bedoelingen heb?” Nadat je die vraag hebt beantwoord, ruim je het misverstand uit de weg met een opmerking die twee doelen dient:

1. Ontkracht het misverstand

Geef specifiek aan wat je niet bedoelt: “Ik wil niet de indruk wekken dat ik ontevreden ben over onze samenwerking. Ik begin hier echt niet over omdat ik teleurgesteld zou zijn over je prestaties of onze werkrelatie.”

2. Geef aan wat je echt bedoelt

Geef aan wat je echt bedoelt en dat je de ander respecteert: “Ik waardeer wat je doet en ik werk graag met je samen. Ik wil alleen iets ter sprake brengen waar je je misschien helemaal niet bewust van bent, maar waar ik steeds tegenaan loop. Kunnen we daarover praten?”

Dit is een prima manier om te voorkomen dat de ander zich aangevallen voelt.

Veel succes,
Joseph

Joseph Grenny | VitalSmarts Benelux

Josep Grenny

Mede-oprichten VitalSmarts

Joseph Grenny heeft vier New York Times-bestsellers geschreven. Hij doet wetenschappelijk onderzoek naar bedrijfsprestaties en wordt vaak uitgenodigd als keynotespeaker. Zijn werk is in 28 talen vertaald; driehonderd van de ondernemingen op de Fortune 500-lijst hebben er goede resultaten mee geboekt. Joseph schrijft regelmatig columns voor BusinessWeek, Forbes, Harvard Business Review en LinkedIn. Hij is te gast geweest bij The Today Show, CNN, Bloomberg en Fox Business News. Zijn werk is geciteerd in honderden kranten en magazines, waaronder The Wall Street Journal, The New York Times en USA Today. Joseph is ook mede-oprichter van VitalSmarts, een organisatie die zich ten doel stelt anderen te leren hoe ze effectief menselijk gedrag kunnen veranderen.