Zes tips om aangenamer te werken | VitalSmarts

Zes manieren om uw werk aangenamer te maken

Test uw stijl onder stress:
SOS
test

Door Joseph Grenny

Bijna iedereen voelt zich op het werk wel eens gefrustreerd, onzeker, gekwetst of gedemotiveerd. Misschien heeft u onenigheid met uw baas, steunt een collega uw voorstel niet of staat uw mening haaks op die van uw medewerkers.

Toch geeft bijna niemand zijn mening op een manier die resultaat oplevert. Veel mensen houden hun mond, omdat ze menen dat het onverstandig is om tegen de meerderheid of tegen hun leidinggevende in te gaan. Ze houden hun mening voor zich, totdat er iets knapt. Op zo’n moment schakelen ze over van vluchtgedrag naar vechtgedrag.

In geen van beide gevallen (vluchten of vechten) brengen ze hun ideeën zodanig naar voren dat anderen erover kunnen nadenken en in geen van beide gevallen is het gedrag bevorderlijk voor de werksfeer en de onderlinge verhoudingen.

Waarom schakelen we toch zo vaak over van vluchten naar vechten?

We vluchten omdat we een hekel hebben aan Crucial Conversations. Daarmee bedoelen we gesprekken waarbij veel op het spel staat, de meningen sterk verschillen en de emoties hoog oplopen. We zijn er bang voor, omdat we in het verleden hebben geleerd dat het slecht afloopt als we emotioneel zijn en toch eerlijk willen blijven. Daarom houden we maar liever onze mond. We laten liever iemand anders het woord doen dan dat we onze eigen reputatie in gevaar brengen.

Vervolgens kiezen we voor vechtgedrag, omdat we de benodigde vaardigheden voor Crucial Conversations missen. Uit onderzoek blijkt dat de bekwaamheid om Crucial Conversations te voeren essentieel is om invloed uit te oefenen, om effectief te kunnen werken of zelfs om een goed huwelijk in stand te houden. En toch zijn maar heel weinig mensen erin getraind. Helaas hebben we onze gebruikelijke manier van doen afgekeken van onze ouders, vrienden en leidinggevenden.

Wanneer we toch besluiten onze mond open te doen, vallen we terug op een handvol weinig effectieve vaardigheden die we van onze voorbeelden hebben opgepikt. We gebruiken sarcasme, venijnige humor, we spelen op het schuldgevoel in, we verdraaien de woorden van de ander of gebruiken andere vormen van verbaal geweld. Uiteindelijk merken we dat we in moeilijkheden raken doordat we ergens iets van gezegd hebben, waarna we onze mond maar weer houden. We schakelen heen en weer tussen vlucht- en vechtgedrag, en het resultaat is niet bepaald fraai.

Zes tips voor het voeren van cruciale gesprekken

Gelukkig hoeft het niet zo te gaan. Wanneer we onze vaardigheden voor Crucial Conversations op het werk toepassen, kunnen we meer invloed uitoefenen op besluitvorming, onze relaties verbeteren en onze mening geven op een zodanige manier dat we worden gehoord. De volgende zes tips kunt u gebruiken om uw werk vandaag nog aangenamer te maken.

1. Draai uw gedachten om

Vaak baseren we ons besluit om ergens iets van te zeggen op de eventuele risico’s die dat met zich meebrengt. Mensen die vaardig zijn in het voeren van Crucial Conversations, denken daarentegen niet eerst aan de risico’s van hun mond opendoen. Ze vragen zich eerst af wat er gebeurt als ze hun mond houden. Als ze hun unieke kijk op de zaken niet openlijk bespreken, dan weten ze dat ze genoegen moeten nemen met ongunstige besluiten, omdat ze hun waardevolle mening voor zich hielden.

2. Stop met praten

Wanneer u zich realiseert dat u in een Crucial Conversation bent beland, stop dan met praten; desnoods halverwege uw zin. Hoe u dit gesprek voert, is van grote invloed op de relatie en de resultaten die voor u belangrijk zijn. Denk na over wat er wordt gezegd en hoe dat wordt gezegd. Zorg voor ruimte tussen stimulans en reactie. Blijf helder nadenken; geef niet toe aan de vlucht- of vechtreflex.

3. Stel uzelf één vraag

Het grote probleem met Crucial Conversations is de invloed van sterke emoties. Onze hersenen worden op stand-by gezet en we reageren intuïtief, in plaats van over onze reactie na te denken. Wijze communicators stellen zichzelf één vraag: wat wil ik echt? Of misschien: welk probleem probeer ik op te lossen? Of welke relatie wil ik met de ander na afloop van dit gesprek? Door deze vraag te stellen, houdt u uw brein actief en doelgericht en krijgen uw emoties de kans weg te ebben.

4. Maak het veilig

Heeft u wel eens meegemaakt dat sommige gesprekken juist erg goed aflopen, ook al gaat het om een heikele kwestie? En hoe anderen tot een loopgravenoorlog leiden, ook al gaat het om een triviaal onderwerp? Hoe komt dat? Wanneer uw gesprekspartner defensief gedrag vertoont in een Crucial Conversation, is de beste remedie: maak het veilig. Mensen zijn bereid naar feedback te luisteren zolang ze zich veilig voelen bij degene die de feedback geeft. Hoe zorgt u voor veiligheid? U helpt de ander in te zien dat u zijn belangen net zo serieus neemt als uw eigen belangen. Wanneer de ander daarvan overtuigd is, staat hij open voor uw mening. Als de ander daaraan twijfelt, klapt hij dicht. Ten tweede: laat de ander weten dat u hem respecteert. Een gezamenlijk doel beschrijven en wederzijds respect tonen zijn de bouwstenen waarmee u voor veiligheid zorgt.

5. Meevoelen

Empathie is de sleutel tot invloed. Voordat een vaardig communicator een Crucial Conversation begint, vraagt hij zich af welke gevolgen zijn gesprekspartner ondervindt (of kan ondervinden) van de problemen die de communicator wil bespreken. Hij denkt na over de natuurlijke gevolgen van de situatie voor de ander. Hij wijst de ander erop dat deze gevolgen zich altijd kunnen aandienen. Een voorbeeld: wanneer een medewerker incompetent lijkt te zijn, is dat net zo frustrerend voor die medewerker als voor zijn omgeving. Het probleem is dat hij het verband tussen zijn zwakke punten en zijn eigen problemen niet helder ziet. Als u hem echter op respectvolle wijze duidelijk kunt maken dat het in zijn eigen belang is om het probleem aan te pakken, zal hij van nature gemotiveerd zijn om mee te werken aan een oplossing.

6. Nodig uit tot dialoog

Nadat u voor veiligheid heeft gezorgd, kunt u met zelfvertrouwen vertellen hoe u erover denkt. Daarna nodigt u de ander uit zijn eventueel afwijkende visie te geven. Dat houdt in dat u de ander opzettelijk uitnodigt het met u oneens te zijn. De beste communicators zijn er niet op uit een punt te maken; ze willen iets leren. Als het uw doel is enkel de ander terecht te wijzen, zult u op weerstand stuiten. Maar als u openstaat voor het standpunt van de ander, zal hij ook eerder geneigd zijn open te staan voor uw visie op de zaak. Tot slot, wanneer u het even niet meer weet in het heetst van het moment, kunt u zich afvragen: “Wordt er vlucht- of vechtgedrag vertoond?” Zo ja, probeer dan terug te keren naar een gezonde dialoog.

Vaardigheden om het probleem op te lossen

Laat me duidelijk zijn over wat ik wil beweren. Ik zeg niet dat wanneer u uw gedachten omdraait, stopt met praten, uzelf één vraag stelt, voor veiligheid zorgt, meevoelt en de ander tot dialoog uitnodigt, de ander u als vanzelf alles geeft wat u wilt. Ik zeg alleen dat u hierdoor meer invloed zult uitoefenen. In plaats van het probleem te verergeren door uw zorgen ‘uit te spelen’, kunt u het probleem uitpraten. Deze benadering vergroot uw kansen om het probleem op te lossen.

Kunnen deze vaardigheden worden aangeleerd? Reken maar. Ik heb vele jaren besteed aan de ontwikkeling van trainingsmethoden waarmee leidinggevenden hun invloed kunnen vergroten, door de manier waarop ze Crucial Conversations voeren te verbeteren. Wanneer ze deze vaardigheden toepassen, kunnen ze rekenen op snelle en opmerkelijke verbeteringen in hun relaties en hun resultaten.

Joseph Grenny | VitalSmarts Benelux

Joseph Grenny

Mede-oprichter VitalSmarts

Joseph Grenny heeft vier New York Times-bestsellers geschreven. Hij doet wetenschappelijk onderzoek naar bedrijfsprestaties en wordt vaak uitgenodigd als keynotespeaker. Zijn werk is in 28 talen vertaald; driehonderd van de ondernemingen op de Fortune 500-lijst hebben er goede resultaten mee geboekt. Joseph schrijft regelmatig columns voor BusinessWeek, Forbes, Harvard Business Review en LinkedIn. Hij is te gast geweest bij The Today Show, CNN, Bloomberg en Fox Business News. Zijn werk is geciteerd in honderden kranten en magazines, waaronder The Wall Street Journal, The New York Times en USA Today. Joseph is ook mede-oprichter van VitalSmarts, een organisatie die zich ten doel stelt anderen te leren hoe ze effectief menselijk gedrag kunnen veranderen.